Le nouveau règlement européen impose des obligations strictes aux organismes traitant des données à caractère personnel pour assurer la protection des données collectées et respecter les droits des personnes concernées. Faisant partie des enjeux majeurs du Big Data, la sécurité et la protection des données traitées figurent parmi les priorités des entreprises. Bien que les petites entreprises soient de petites tailles, la gestion de données personnelles doit être conforme au règlement général sur la protection des données. Ci-après tout ce qu’il faut savoir pour permettre aux petites entreprises d’assurer leur mise en conformité.
Quel est le poids du RGPD pour les petites entreprises ?
Le nouveau règlement européen donne lieu à des obligations qui s’appliquent à toutes les entités qui construisent leurs valeurs sur le traitement de données personnelles. Il repose notamment sur le respect des personnes concernées par les traitements de données ainsi que sur la protection des données traitées. Les petites entreprises jusqu’aux sous-traitants doivent ainsi assurer leur mise en conformité pour éviter des sanctions. En effet, la mise en application au RGPD ne touche en rien la taille de l’entreprise, ni le nombre de ses employés. Il s’agit d’un règlement général qui s’applique à tous les organismes qui font de la collecte et du traitement de données.
Pour se conformer au RGPD, les petites entreprises doivent mettre en place plusieurs mesures. Il est notamment nécessaire de déployer des moyens techniques tels qu’un système de data protection performant tout en assurant la formation de son personnel aux nouvelles réglementations. Pour cela, il est nécessaire de choisir un responsable de traitement pour assurer la mise en place des mesures de sécurité autour de la protection des données personnelles. Pour être en conformité au RGPD, il est également nécessaire de tenir un registre de traitement pour garder une traçabilité des données tout en respectant leur délai de conservation. D’après la CNIL, désigner un DPO constitue également une garantie pour le respect des nouvelles obligations. En effet, tout comme la violation des données, le non-respect du RGPD fait l’objet de lourdes sanctions.
Quelles sont les actions à mettre en place pour la mise en conformité des petites entreprises ?
Suivant les mesures d’accompagnement de la CNIL pour la mise en conformité des petites entreprises, il est nécessaire de respecter 4 points essentiels, en commençant par tenir un registre de traitement, trier les données traitées, respecter les droits des personnes concernées par le traitement des données et sécuriser les données collectées pour éviter les risques de fuites.
Document important pour noter les activités de chaque entreprise, le registre de traitement des données renferme notamment les fiches clients, les études marketing réalisé sur le marché et les différentes statistiques de l’entreprise. Il est également possible de tenir un registre pour les fiches de recrutement. En effet, il est nécessaire de garder une traçabilité des données qui permettent d’identifier une personne physique. C’est pourquoi dans le registre de traitements, on retrouve plusieurs fiches recensant différents objectifs. Lorsque les fiches sont mises en place, il est nécessaire de déterminer les responsables de traitement ainsi que tous les collaborateurs qui ont accès aux données traitées, depuis la collecte jusqu’à l’analyse de données.
Suivant le registre de traitement, il est nécessaire de trier que les données utiles et qui sont en rapport avec les objectifs de l’entreprise. Ainsi, toutes les personnes en charge du traitement des données doivent bénéficier d’une formation aux obligations relatives à la protection des données. En plus de sécuriser les données, chaque entreprise est tenue de respecter le délai de conservation des données. Elle est également tenue d’informer les personnes concernées suivant les obligations légales. Les mentions obligatoires doivent contenir un consentement ou une autorisation de traiter leurs données personnelles, l’exercice de leurs droits ainsi que la durée de conservation des données traitées. Pour garantir cette mise en conformité au RGPD, les petites entreprises doivent ainsi mobiliser en plus des ressources humaines, des moyens informatiques fiables.
